Bagaimana cara menutup celah tersembunyi yang memperlambat tim Anda – Beragampengetahuan

Pekerjaan dalam perusahaan berpindah dari satu orang ke orang lain dan dari satu tim ke tim lainnya. Pergeseran ini mungkin tampak kecil, namun menentukan kecepatan dan keyakinan segala sesuatu yang terjadi selanjutnya. Pekerjaan sering kali terasa lancar jika berjalan dengan baik. Namun ketika terjadi kesalahan, tim bisa merasa terjebak bahkan ketika semua orang benar-benar berusaha sebaik mungkin.

Saya ingat saat saya mendukung tim yang sangat peduli untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Mereka telah mempersiapkan diri dengan baik dan benar-benar meluangkan waktu. Mereka bekerja keras setiap hari untuk memajukan proyek mereka. Frustrasi dapat muncul ketika kemajuan terus menurun dan para pemimpin mulai bertanya mengapa tugas-tugas sederhana memakan waktu begitu lama.

Dari luar mungkin tampak seperti masalah kinerja, namun di dalam tim terasa seperti masalah kepercayaan. Orang-orang hanya bosan diawasi atau dihakimi atas keterlambatan yang bukan karena perbuatan mereka atau perbuatan mereka sendiri.

Mereka hanya menginginkan satu hal sederhana, yaitu membuat pekerjaan mengalir dari awal hingga akhir, tanpa kebingungan atau pengerjaan ulang terus-menerus.

Terkait: Mengapa tim Anda bekerja keras tetapi kemajuannya masih lambat (dan bagaimana cara memperbaikinya)

Mengapa pemimpin sering menyelesaikan hal yang salah

Ketika pekerjaan melambat, sebagian besar pemimpin merespons dengan meminta lebih banyak upaya atau lebih banyak pembaruan. Mereka menjadwalkan check-in tambahan dan mendorong respons yang lebih cepat. Ini adalah respons alami kepemimpinan, namun pada saat yang sama, fokusnya adalah pada orang-orangnya, bukan pada sistem tempat mereka bekerja.

Alasannya adalah bahwa eksekusi yang lambat jarang menjadi masalah usaha dan lebih merupakan masalah kejelasan. Dan kejelasan sering kali terputus pada titik penyerahan jauh sebelum ada orang yang menyadari dampaknya.

Inilah situasi sebenarnya.

Sebuah tugas meninggalkan meja seseorang tanpa pemilik yang jelas di sisi lain. Batas waktu kemudian diasumsikan dan bukannya disepakati. Definisi “selesai” berubah di tengah jalan karena tidak ada yang memastikan persyaratannya sejak awal. Setiap langkah mungkin tampak kecil jika dilakukan secara terpisah, namun jika dilakukan bersamaan, hal ini dapat menyebabkan para pemimpin menyalahkan tim mereka atas keterlambatan yang terjadi.

itu sebabnya siklus tekanan Terus ulangi.

Para pemimpin mendesak tim untuk bergerak lebih cepat. Tim telah mencoba, namun kesenjangan masih ada dan kemajuan pekerjaan terus melambat.

Seperti apa sebenarnya saklar bersih itu

Jadi, seperti apa saklar bersih itu?

Peralihan harus menjawab tiga pertanyaan dasar.

1. SIAPA Miliki langkah selanjutnya?

2. Apa Seperti apa “selesai” itu?

3. Kapan Apakah langkah selanjutnya akan selesai?

Berdasarkan pengalaman saya dalam mendukung organisasi mulai dari startup yang berkembang pesat hingga klien Fortune 500, saya menemukan bahwa sebagian besar tim tidak pernah menanyakan pertanyaan ini secara eksplisit. Mereka memajukan segalanya dengan penyebutan singkat, komentar singkat, atau pembaruan yang sangat tidak jelas. Ini bukan karena mereka ceroboh, tapi karena tidak ada yang memberitahu mereka betapa pentingnya momen kecil ini.

Serah terima yang bersih tidak memerlukan dokumentasi lebih lanjut. Pada akhirnya, ini tentang berbagi kesepakatan. Ketika protokol ini tidak ada, bahkan tim terkuat pun bisa merasa tidak terorganisir.

Terkait: Cara menetapkan ekspektasi dan mendapatkan kinerja yang Anda inginkan dari tim Anda

Perubahan kecil berdampak besar

Di tim yang saya sarani, ketegangan meningkat saat kami menangani masalah ini. Orang-orang bekerja lembur, dan para pemimpin masih merasa terekspos ketika menjelaskan penundaan kepada pemangku kepentingannya. Yang mereka butuhkan adalah solusi yang tidak menyalahkan siapapun dan tetap mengubah hasil.

Jadi kami meninjau proyek yang sedang berjalan dan berhenti sejenak pada setiap penyerahan. Pada setiap poin, kami menanyakan siapa yang bertanggung jawab atas langkah selanjutnya, apa yang dimaksud dengan “selesai”, dan kapan hal tersebut akan dilakukan.

Hampir setiap jawaban memperlihatkan protokol yang hilang.

spesial:

Melihat hal ini merupakan sebuah titik balik, karena tim kini menyadari bahwa masalahnya bukanlah kurangnya keterampilan atau kurangnya komitmen. Ternyata memang begitu celah yang tidak terlihat di antara mereka.

Mereka menyetujui satu aturan sederhana:

Tidak ada tugas yang akan dilanjutkan sampai ketiga pertanyaan ini dijawab dengan lantang dan ditulis. Tidak ada pengecualian.

Pergeserannya terasa kecil; namun, dampaknya segera terlihat. Berikut tiga hal spesifik yang saya ingat yang disaksikan semua orang:

• Rapat status memakan waktu jauh lebih sedikit karena kebingungan berkurang.

• Kemunduran berkurang karena ekspektasinya jelas.

• Pemimpin tidak perlu mengejar pembaruan.

Orang yang sama yang menggunakan alat yang sama tiba-tiba menjadi lebih termotivasi. banyak.

Kesepakatan kecil, jika diterapkan dengan benar, dapat mengubah segalanya.

Mengapa masalah ini terus muncul?

Pertanyaan yang mungkin Anda pikirkan saat ini adalah: “Jika serah terima sangat penting, mengapa tim selalu kesulitan mengatasinya?“

Salah satu jawabannya adalah bahwa para pemimpin dilatih untuk fokus pada kinerja individu daripada desain sistem. Ketika masalah muncul, mereka fokus pada hal-hal yang paling dekat dengan penundaan, bukan pada hal-hal yang hilang kejelasannya.

Alasan lainnya adalah masalah peralihan cenderung muncul di kemudian hari.

Kegagalan untuk mencapai kesepakatan hari ini akan menjadi masalah yang jelas pada minggu depan. Pada saat pimpinan menyadari hal ini, momen penyebab masalah sudah lama berlalu, sehingga akar permasalahannya terasa tidak terlihat.

Masalahnya tetap ada dalam tiga langkah (sering kali):

1. Orang-orang menjadi frustrasi.

2. Pemimpin bekerja ekstra.

3. Kesenjangannya masih ada.

Siklusnya dimulai lagi.

Cara memperbaiki peralihan tanpa memperlambat apa pun

Bisakah Anda memperbaiki saklar yang rusak tanpa menambahkan atau memperkenalkan proses dan prosedur yang memberatkan atau tidak praktis? Tentu saja bisa, dan berikut caranya.

Mulailah dengan satu proyek yang penting saat ini, lalu kerjakan bersama tim Anda pada langkah selanjutnya. Untuk setiap langkah, identifikasi siapa pemiliknya, apa arti penyelesaiannya, dan kapan akan selesai.

Ini adalah perjanjian sederhana, bukan dokumen yang panjang. Tugas mereka adalah memberikan kejelasan pada momen-momen yang biasanya kabur dalam keadaan normal.

Kemudian gabungkan standar ini ke dalam pertemuan rutin Anda.

Ketika seseorang mengatakan mereka meneruskan sesuatu, berhenti sejenak dan beri tahu pemiliknya, definisinyamenyelesaikan” dan tanggal. Hanya membutuhkan waktu beberapa detik namun dapat menghemat waktu berhari-hari dan terkadang berbulan-bulan.

Hal ini juga mengungkapkan pola yang lebih dalam. Anda mungkin menemukan satu orang memiliki komitmen berlebihan, atau dua kelompok berpikir mereka memiliki langkah yang sama. Anda mungkin juga menemukan kurangnya kapasitas atau kurangnya struktur. Semua wawasan ini berharga karena membantu Anda memperbaiki sistem Anda, bukan bereaksi terhadap gejala.

Terkait: Mengapa kepemimpinan yang jelas selalu mengalahkan alat-alat mutakhir

Dimana kecerdasan buatan cocok dan mana yang tidak cocok?

Mari tambahkan kecerdasan buatan ke dalamnya.

Banyak pemimpin yang ingin menggunakan AI untuk mempercepat eksekusi, dan tidak ada keraguan bahwa AI dapat membantu, namun AI tidak akan menyelesaikan masalah serah terima yang tidak jelas. Jika kepemilikan tidak jelas, tidak ada alat yang dapat memberi tahu tim Anda siapa yang bertanggung jawab. Jika definisi “selesai” tidak jelas, AI akan membantu Anda menghasilkan lebih banyak versi dari hal yang salah. Jika tanggal diubah tanpa persetujuan, otomatisasi hanya akan mempercepat kebingungan.

Kecerdasan buatan sangat kuat; namun, ini hanya berfungsi dengan sistem yang sudah memiliki kejelasan di dalamnya. Itu sebabnya penyelesaian masalah serah terima saat ini menjadi landasan bagi penggunaan AI yang efektif di masa depan.

Pahami bahwa tim Anda bukanlah masalahnya.

Karyawan Anda peduli dan ingin bergerak cepat. Saat Anda berfokus pada momen serah terima kecil yang membentuk alur kerja Anda, Anda menghilangkan hambatan yang tidak tercipta dan memberi mereka apa yang mereka perlukan untuk memberikan hasil yang Anda harapkan dan butuhkan.

Pekerjaan dalam perusahaan berpindah dari satu orang ke orang lain dan dari satu tim ke tim lainnya. Pergeseran ini mungkin tampak kecil, namun menentukan kecepatan dan keyakinan segala sesuatu yang terjadi selanjutnya. Pekerjaan sering kali terasa lancar jika berjalan dengan baik. Namun ketika terjadi kesalahan, tim bisa merasa terjebak bahkan ketika semua orang benar-benar berusaha sebaik mungkin.

Saya ingat saat saya mendukung tim yang sangat peduli untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Mereka telah mempersiapkan diri dengan baik dan benar-benar meluangkan waktu. Mereka bekerja keras setiap hari untuk memajukan proyek mereka. Frustrasi dapat muncul ketika kemajuan terus menurun dan para pemimpin mulai bertanya mengapa tugas-tugas sederhana memakan waktu begitu lama.