Temukan akar penyebab masalahnya – Beragampengetahuan

Di organisasi mana pun, masalah pasti muncul yang berdampak negatif pada operasional dan hasil. Ketika suatu masalah terjadi, penting untuk mengidentifikasi akar permasalahannya agar masalah tersebut tidak terulang kembali. Diagram tulang ikan adalah alat sederhana namun ampuh yang membantu Anda memvisualisasikan semua kemungkinan penyebab suatu masalah sehingga Anda dapat mengetahui akar masalahnya. Dalam artikel ini, kita akan mempelajari cara kerja diagram tulang ikan dan cara menggunakannya untuk menemukan akar masalah.

Apa itu diagram tulang ikan?

Diagram tulang ikan (ada yang mungkin menyebutnya Peta Ishikawaatau diagram sebab-akibat) adalah alat visual yang membantu Anda mengelompokkan potensi penyebab suatu masalah ke dalam kategori-kategori utama sehingga Anda dapat mengidentifikasi akar permasalahannya. Diagram mendapatkan namanya karena diagram lengkapnya menyerupai kerangka ikan, dengan “duri” horizontal yang mengarah ke “tulang” diagonal yang bercabang untuk mengidentifikasi kategori penyebab.

Jika Anda ingin membuat diagram tulang ikan, mulailah dengan panah horizontal yang menunjuk ke masalah atau efek utama yang ingin Anda analisis. Kemudian gambarlah panah diagonal yang bercabang dari panah utama, masing-masing diberi label dengan kategori utama penyebab potensial. Untuk setiap kategori penyebab, tambahkan penyebab spesifik yang mungkin menyebabkan masalah. Uraikan alasannya menjadi detail yang lebih halus sesuai kebutuhan. Setelah selesai, Anda akan memiliki diagram yang memberikan ringkasan visual terorganisir dari semua titik kegagalan potensial yang dapat menyebabkan masalah besar.

Manfaat menggunakan diagram tulang ikan

Ada beberapa manfaat utama menggunakan diagram tulang ikan:

• Identifikasi akar penyebab – Dengan membuat daftar semua kategori dan penyebab secara visual, Anda dapat lebih mudah mengidentifikasi potensi akar penyebab, bukan hanya masalah yang dangkal. Ini membantu mencegah penyelesaian masalah yang salah.
• Lihat Gambaran Besarnya – Diagram tulang ikan memberikan tampilan satu halaman tentang semua potensi penyebab suatu masalah. Ini dapat membantu Anda keluar dari cara Anda sendiri dan melihat gambaran besarnya.
• Merangsang diskusi dan bertukar pikiran – Membuat diagram tulang ikan paling baik dilakukan dalam kelompok, yang akan merangsang diskusi, membawa perspektif berbeda, dan memfasilitasi curah pendapat tentang penyebab-penyebabnya.
• Prioritaskan Masalah – Setelah Anda menuliskan semua alasannya di atas kertas, Anda dapat lebih mudah memprioritaskan masalah mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
• Temukan solusi – Diagram ini membantu Anda mencocokkan penyebab dengan solusi dan mengambil tindakan perbaikan yang ditargetkan.
• Komunikasikan Masalah – Visualisasi mengkomunikasikan masalah kompleks dan solusinya kepada orang lain secara sederhana dan efektif.
• Identifikasi kesenjangan – Proses ini dapat mengungkap titik buta dalam kategori atau penyebab yang belum pernah Anda pertimbangkan sebelumnya.
• Memberikan konteks – Menggabungkan semua variabel potensial memberikan pemahaman yang lebih baik tentang kompleksitas masalah.

Kapan menggunakan diagram tulang ikan

Diagram tulang ikan merupakan alat yang sangat fleksibel yang dapat Anda gunakan kapan saja untuk menganalisis akar penyebab suatu masalah, antara lain:

• Cacat Manufaktur – Identifikasi penyebab cacat pada sistem produksi.
• Keselamatan Pasien – Identifikasi kegagalan yang menyebabkan kesalahan medis.
• Kegagalan Proyek – Pahami mengapa proyek melebihi anggaran atau memenuhi tenggat waktu.
• Keluhan Pelanggan – Mengungkapkan semua penyebab ketidakpuasan pelanggan.
• Inefisiensi Proses – Identifikasi penyebab lambatnya proses dan hilangnya produktivitas.
• Cacat Desain Produk – Temukan penyebab cacat dalam pengembangan produk.
• Kesalahan Perangkat Lunak – Memvisualisasikan Rantai Peristiwa Kompleks yang Menuju Masalah pengkodean.

Pada dasarnya, Anda dapat menerapkan diagram tulang ikan pada masalah jangka panjang atau masalah yang hanya terjadi satu kali saja yang ingin Anda cegah agar tidak terjadi lagi di masa mendatang. Mereka sangat berguna ketika suatu masalah memiliki banyak penyebab kompleks yang memerlukan penyelidikan lebih dalam.

Cara Membuat Diagram Tulang Ikan

Membuat diagram tulang ikan yang efektif memerlukan langkah-langkah berikut:

1. Cari tahu apa masalahnya. Tuliskan pernyataan masalah yang jelas di akhir panah tulang ikan.
2. Bertukar pikiran tentang kategori. Menghasilkan kategori utama penyebab potensial masalah. Kategori umum mencakup orang, metode, mesin, material, pengukuran, dan lingkungan.
3. Tambahkan panah alasan. Gambarkan panah dari tulang belakang untuk setiap kategori penyebab. Beri label pada setiap panah.
4. mencari tahu alasannya. Pisahkan setiap kategori menjadi alasan yang lebih spesifik. Tanyakan “Mengapa?” ​​dan telusuri akar permasalahannya.
5. Atur grafik. Struktur tulang ikannya tersusun rapi agar mudah dibaca. Sisakan ruang untuk menambahkan detail lebih lanjut.
6. Analisis hasilnya. Cari penyebab berulang untuk mengidentifikasi akar masalahnya.
7. Mengambil tindakan. Gunakan diagram untuk memandu solusi. Atasi alasan yang paling penting terlebih dahulu.
8. Ulangi dan tingkatkan. Tinjau kembali grafik ini di masa mendatang untuk menilai kemajuan.

Tip Pro: Untuk hasil terbaik, buatlah diagram tulang ikan sebagai latihan kelompok dengan mendapatkan masukan dari anggota tim yang berbeda. Perspektif yang berbeda menghasilkan diagram yang lebih lengkap.

Buat diagram tulang ikan Anda

Sekarang mari kita lihat contoh sederhana pembuatan diagram tulang ikan. Katakanlah organisasi Anda terus-menerus menghadapi pergantian pelanggan. ikuti kami Visualisasikan penyebab potensial menggunakan templat diagram tulang ikan:

1. Di akhir panah horizontal tuliskan masalahnya: “Kehilangan Pelanggan”.
2. Tambahkan kategori seperti Layanan, Penagihan, Persaingan, dan Pemasaran. Gambarlah panah untuk masing-masingnya.
3. Alasan label. Untuk layanan, tuliskan masalah seperti waktu respons yang lama, staf yang kasar, atau solusi yang salah.
4. Teruslah bertanya “Mengapa?” ​​untuk mengungkap alasan yang lebih dalam. Mungkin karyawan yang kasar adalah akibat dari pelatihan dan motivasi yang buruk.
5. Setelah selesai, identifikasi prioritas utama Anda. Mungkin meningkatkan pelatihan karyawan adalah alasan utama untuk mengatasinya.

Mengikuti langkah-langkah ini akan menghasilkan diagram tulang ikan yang tersusun rapi yang menunjukkan semua faktor potensial yang menyebabkan churn pelanggan. Sekarang Anda dapat dengan jelas melihat prioritas tindakan.

Tips untuk memanfaatkan diagram tulang ikan secara maksimal

Ingatlah tip berikut untuk memaksimalkan efektivitas diagram tulang ikan Anda:

• Libatkan tim dalam brainstorming untuk analisis yang lebih komprehensif.
• Tunjuk seseorang sebagai koordinator untuk memimpin proses pembuatan diagram.
• Mulai dari 5Ms (tenaga kerja, metode, mesin, material, pengukuran).
• Ubah alasannya menjadi pernyataan tindakan, seperti “Kurangi waktu tunggu”, untuk menginspirasi solusi.
• Sebelum menyelesaikan, periksa bagan untuk mengetahui kategori atau alasan apa pun yang terlewatkan.
• Prioritaskan akar permasalahan yang muncul beberapa kali dalam diagram.
• Tampilkan diagram yang telah selesai secara visual sehingga orang-orang diingatkan akan permasalahan dan tindakan.
• Tinjau kembali diagram tulang ikan di masa mendatang untuk melacak kemajuan dalam mengatasi penyebabnya.

Seperti tulang kuat yang menopang struktur ikan, diagram tulang ikan memberikan tulang punggung untuk menganalisis suatu masalah dari semua sudut. Dengan menggunakan alat ini untuk memvisualisasikan semua potensi sumber masalah, Anda dapat menghilangkan kompleksitas dan menemukan akar permasalahan dengan cepat, sehingga mencegah masalah terjadi secara permanen. Kini, hanya dengan kertas putih dan catatan tempel, Anda memiliki cara sederhana untuk menyelidiki masalah jangka panjang dan menginspirasi solusi inovatif.

Tampilan postingan: 224