Cara menyatukan peran dan tim serta menskalakan operasi konten Anda – Beragampengetahuan
Ali Orlando Wert telah memimpin banyak tim konten di perusahaan dengan pertumbuhan tinggi dan didorong oleh akuisisi. Meskipun tim-tim ini sering kali dibentuk dari beberapa perusahaan yang diakuisisi, mereka harus berfungsi sebagai satu kesatuan.
Mencapai titik tersebut dengan cepat dapat mengungkap kelemahan dalam proses tersebut, kata Ali. Bola akan jatuh dan benda-benda akan jatuh melalui celah. Mulailah saling menyalahkan. Orang-orang akan mengatakan “itu bukan pekerjaan saya”. Tim kehilangan fleksibilitas dan dibanjiri dengan permintaan di saat-saat terakhir.
Rasanya ruang pemasaran sedang terbakar.
Untuk memadamkan api ini, Anda perlu menciptakan percikan yang berbeda, dan Ali berbagi pengalamannya dalam dunia pemasaran konten. Dalam ceramahnya, Membuat Alur Kerja: Cara Membangun Operasi Konten Penting untuk Menskalakan Strategi Anda, dia memperkenalkan jalur renang, silo, dan skalabilitas.
Contents
Berenanglah di jalur Anda sendiri: tentukan peran dan tanggung jawab
Ketika peran tidak jelas, Anda akan sering mendengar salah satu pernyataan berikut:
- “Tolong lakukan pekerjaanmu.”
- “Tolong berhenti melakukan pekerjaanku.”
Ali mengatakan kedua reaksi tersebut disebabkan oleh kurangnya pemahaman tentang peran dan tanggung jawab tim. Solusinya melibatkan dua langkah. Pertama, dapatkan dukungan organisasi terhadap peran dan tanggung jawab. Kedua, mendokumentasikannya berdasarkan proyek dan proses.
model RACI
Meski prosesnya hanya memerlukan dua langkah, Anda harus menginvestasikan waktu untuk melakukannya. Solusi yang direkomendasikan Ali adalah model RACI (diucapkan “bersemangat”).
Model RACI terdiri dari empat elemen:
- Orang yang bertanggung jawab – orang yang terlibat langsung dan menyelesaikan tugas
- Orang yang bertanggung jawab – orang yang mempunyai wewenang tertinggi atas tugas yang dilaksanakan
- Consultee – Seseorang yang harus diajak berkonsultasi selama pelaksanaan suatu tugas
- Informed – seseorang yang tidak terlibat langsung dalam tugas namun perlu mengetahui kemajuannya
Ali menyarankan beberapa cara untuk mengintegrasikan model RACI organisasi:
- Seminar tatap muka
- papan tulis maya
- Dokumen kolaboratif (misalnya Google Docs, Notion)
Berikut model RACI dalam bentuk grafis:
Baris atas mencakup label kolom untuk hasil proyek, manajer produk, ahli strategi, dan desainer.
Kolom kiri mencantumkan hasil proyek (desain peta situs, desain gambar rangka, panduan gaya pembuatan, dan templat kode). Di bawah setiap peran, R, A, C, atau I (bertanggung jawab, akuntabel, berkonsultasi, atau memberi informasi) menentukan tanggung jawab seseorang dalam program.
Peran dan tanggung jawab tim
Meskipun RACI berguna untuk mendokumentasikan peran dalam proses dan proyek, Ali juga merekomendasikan untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab individu pada tingkat yang luas.
“Jika perusahaan atau tim Anda tumbuh sangat cepat melalui akuisisi, sungguh mengejutkan betapa tidak jelasnya orang-orang mengenai pekerjaan mereka sendiri dan apa yang dilakukan orang lain,” katanya.
Ali merekomendasikan untuk mengumpulkan tim, termasuk pemimpin pemasaran, untuk mendiskusikan peran dan tanggung jawab. Diskusi penting ini dapat:
- Tunjukkan area perselisihan.
- Menemukan celah tanpa pemilik.
- Memberikan visibilitas ke dalam pekerjaan masing-masing tim.
- Menyelaraskan prioritas antar tim.
Memecah silo: bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama
Bagaimana Anda tahu jika organisasi Anda mengalami masalah silo? Lihat apakah daftar Ali benar:
- Departemen berselisih satu sama lain.
- Terlalu banyak duplikasi pekerjaan.
- Tugas seringkali diabaikan.
- Mendapatkan informasi penting seringkali sulit.
- Tim tampaknya bekerja untuk tujuan yang berbeda.
Setelah Anda mengidentifikasi silo yang ada, ikuti saran Ali untuk menyelesaikannya.
Pernyataan misi konten
Pernyataan misi konten dapat memperjelas semua silo, yang sangat penting setelah beberapa akuisisi. Itu harus mengandung unsur-unsur berikut:
- hadirin —Siapa yang ingin kamu bantu?
- apa yang kamu tawarkan —Jenis informasi yang Anda berikan
- hasil atau manfaat — Apa yang dapat dilakukan audiens Anda sebagai hasil dari konten Anda
“Sebagai sebuah tim, kami mengembangkan pernyataan misi konten dan menyelaraskannya dengan audiens yang ingin kami layani, konten seperti apa yang akan kami berikan kepada mereka, dan hasil yang kami inginkan,” kata Ali.
Selain pernyataan misi yang terdokumentasi, Ali merekomendasikan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut secara bersama-sama:
- Siapa yang Anda targetkan?
- Seperti apa kesuksesan itu?
- Strategi apa yang dapat membantu Anda mencapai hal ini?
- Bagaimana hal ini selaras dengan tujuan pemasaran?
- Bagaimana Anda mengukur kesuksesan?
- Bagaimana Anda melaporkan kemajuannya?
- Menurut Anda apa yang bisa Anda capai?
- Berapa anggaran yang Anda perlukan?
bengkel kerajinan
Di Appfire, tempat Ali bekerja saat ini, beberapa orang dari tim pemasaran berbeda bertemu untuk lokakarya proses kampanye. Pesertanya adalah praktisi yang peduli terhadap optimalisasi proses dan menghilangkan silo.
Seminar ini dibagi menjadi tiga tahap:
- pekerjaan awal: Kumpulkan tantangan yang dihadapi oleh tim yang terkena dampak
- Pemetaan alur kerja: Gunakan model RACI untuk merinci setiap langkah proses aktivitas
- Pengenalan aktivitas: Buat dokumen yang berisi semua detail yang relevan untuk melakukan aktivitas
Setelah lokakarya, tim mengubah briefing acara dan alur kerja menjadi templat dalam sistem manajemen proyek dan dokumen.
Hasil dan templat
Upaya tim untuk mendobrak silo langsung membuahkan hasil. “Kami memiliki semua alur kerja. Kami membangun template penyampaian yang benar-benar baru dalam sistem manajemen proyek. Kami membuat beberapa keputusan untuk mengubah sistem,” kata Ali.
“Kami bertemu selama satu jam dalam seminggu dan kami hanya terus melakukan hal-hal kecil. Jadi, kami tidak harus menginvestasikan banyak sumber daya.”
Ekstensi: Membangun operasi yang berkelanjutan
Anda telah menentukan peran dan tanggung jawab, menerbitkan pernyataan misi konten, dan mengatasi silo, namun Anda masih belum selesai. Anda sekarang harus mengatasi masalah struktur tim, mempertimbangkan pembentukan dewan konten, dan mengatasi masalah perencanaan kapasitas untuk mendukung operasi penskalaan.
Struktur tim
Ali mengatakan membangun struktur tim yang tepat adalah kunci untuk meningkatkan operasi konten.
Saat membangun tim konten dengan ukuran berapa pun, Ali mengatakan bahwa dia menemukan hal berikut ini efektif:
- Pekerjakan pakar konten untuk strategi dan pembuatan konten
- Sejajarkan pakar konten dengan bidang produk atau solusi
- Pasangkan pakar konten dengan mitra pemasaran produk
- Dapatkan wawasan tentang kekuatan dan bidang minat anggota tim
Di tim yang lebih besar, Alibaba juga meraih kesuksesan dengan:
- Bedakan antara manajer editorial dan manajer strategis
- Memiliki departemen operasi khusus untuk mengelola proyek dan sumber daya
- Andalkan pekerja lepas dan agensi untuk menambah sumber daya internal
- Ciptakan pemimpin tim yang berdedikasi untuk berbagai wilayah
panitia konten
Di salah satu perusahaan, Alibaba membentuk komite konten dengan bantuan The Content Advisory, bagian konsultasi dari CMI. Komite ini menyatukan anggota tim lintas fungsi yang bertanggung jawab atas konten dari berbagai bagian organisasi.
Anggota dewan bertemu untuk menyepakati filosofi umum tentang konten, standar, dan berbagi pengalaman, wawasan, dan praktik terbaik.
Berdasarkan pengalamannya mengelola komite konten, Ali menawarkan saran berikut:
- Pilih peserta sebagai pendukung dan pemberi pengaruh konten.
- Pastikan kepemimpinan menerima gagasan tersebut dan memiliki pemimpin eksekutif.
- Buat piagam dewan dengan tujuan, peran dan tanggung jawab yang jelas.
perencanaan kapasitas
Jika Anda tidak tahu seberapa banyak pekerjaan yang dapat dilakukan tim Anda, kapan harus mempekerjakan lebih banyak sumber daya, dan kapan harus mengatakan tidak, Anda akan mendapat manfaat dari perencanaan kapasitas.
Ali merekomendasikan untuk terlebih dahulu membuat tolok ukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu tugas. Minta tim Anda untuk menggunakan aplikasi gratis atau plugin browser selama beberapa bulan untuk mencatat tugas dan waktu proyek mereka. Sekarang Anda memiliki data aktual untuk direncanakan.
Dengan data dunia nyata ini, Anda dapat menetapkan ekspektasi untuk beban kerja tim dan individu Anda. Tetapkan tugas berdasarkan kemampuan individu. Kemudian, bangun alasan untuk mendapatkan sumber daya tambahan sesuai kebutuhan.
Terapkan strategi Anda
Saya suka kutipan dari Ali ini: “Menerapkan strategi Ya bagian dari strategi. “
Dia mengutip Simon Sinek: “Gairah saja tidak dapat menyelesaikan suatu masalah. Agar gairah dapat bertahan, ia memerlukan struktur. Hanya mengetahui ‘mengapa’ tanpa ‘bagaimana’, kesuksesan hanya mungkin terjadi. Sangat sedikit seks.”
Dengan kata lain, pemimpin konten harus meningkatkan pentingnya menerjemahkan strategi ke dalam praktik sehari-hari untuk tim mereka. Mengoptimalkan operasi konten dapat meningkatkan nilai pemasaran konten bagi bisnis Anda.
Seperti yang dikatakan Ali: “Kita semua ingin sukses. Salah satu cara untuk menjadikan diri kita lebih diperlukan adalah dengan menambahkan operasi konten ke perangkat kita.”
Semua alat yang disebutkan dalam artikel ini direkomendasikan oleh penulis. Jika Anda ingin merekomendasikan suatu alat, silakan bagikan artikel ini di media sosial dan tinggalkan komentar.
Konten terkait unggulan:
Gambar sampul oleh Joseph Kalinowski/Institut Pemasaran Konten
strategi pemasaran
marketing
pemasaran, manajemen pemasaran, kantor pemasaran
, digital marketing, konsep pemasaran, marketing mix, apa itu marketing
#Cara #menyatukan #peran #dan #tim #serta #menskalakan #operasi #konten #Anda
